Uw planning en Qontrol cyclus versnellen in een hectisch jaar: Q-tips

woensdag 13 juli 2016

De meeste woningcorporaties hebben de jaarrekening en de accountantscontrole recent afgerond of zijn bezig met de laatste loodjes. Daarna moet voor 1 juli de dVi nog afgerond worden en dan zit het verslagjaar 2015 erop. Bij velen zal het traject van de afronding in samenwerking met de accountant behoorlijk hectisch zijn geweest.

Voor het verslagjaar 2016 wordt de deadline van 1 juli  door de minister vooralsnog met 2 maanden vervroegd naar 1 mei. Er gonzen geluiden in de markt dat deze vervroegde deadline mogelijk nog met 1 jaar wordt uitgesteld, maar vooralsnog kunt u er vanuit gaan dat op 1 mei 2017 zowel de jaarrekening als de dVi gereed en gecontroleerd dient te zijn door uw accountant. Hierdoor moeten veel corporaties en hun financiële afdelingen hun proces rondom de jaarrekening gaan versnellen! Dit vergt inzet van zowel  corporaties als accountants. De controles van verschillende corporaties worden eerder uitgevoerd en mogelijkheden ten aanzien van de doorlooptijd worden beperkt.

Door de implementatie van de herziene woningwet staat er in 2016 en 2017 natuurlijk nog veel meer te gebeuren. Deze implementatie vraagt veel van de corporatie in zijn geheel maar ook zeker van de financiële afdeling.

Voor 2016 en 2017 staan onder andere de volgende zaken op de agenda voor financiële afdelingen van woningcorporaties:

  • Implementatie van de marktwaarde voor jaarrekening 2016 en dVi 2015
  • Overgang naar functionele winst-en-verliesrekening in jaarrekening 2016
  • Scheidingsvoorstel DAEB en Niet-DAEB:
  • Financieel doorrekenen van verschillende scenario’s
  • Opstellen financiële paragraaf scheidingsvoorstel
  • Bepaling van de onderlinge financieringen
  • Aanpassen van de administratie en AO/IC
  • Opstellen financieel reglement
  • Inbedding van de verplichte controllersrol
  • Opstellen meerjarenbegroting op basis van de scheiding
  • Opstellen kostenverdeelstaat

De combinatie van de reguliere werkzaamheden, implementatie woningwet en de vervroeging van de rapportagedeadline zijn van grote invloed op de planning van de werkzaamheden binnen uw organisatie. De planning en control cyclus van uw organisatie dient tijdig hierop aangepast te worden. Daarbij geven wij u de volgende tips:

Marktwaarde: tijdige afstemming met uw accountant inzake vergelijkende cijfers

Van de jaarrekening 2016 zijn alle toegelaten instellingen verplicht om haar vastgoed tegen marktwaarde in verhuurde staat te waarderen. Voor corporaties die in 2015 nog op bedrijfswaarde waardeerden betekent dit het doorvoeren een stelselwijziging. Dit laatste heeft als gevolg dat niet alleen de marktwaarde 2016 bepaald moet worden, maar ook de marktwaarde 2014 en 2015 zodat vergelijkende cijfers van zowel de balans als de winst- en verliesrekening ook het vereiste inzicht geven. In de jaarrekening 2012 heeft een dergelijke vrijwel sectorbrede ingrijpende stelselwijziging plaatsgevonden en heeft u ook kunnen constateren dat de uitwerking en verwerking hiervan vaak meer tijd kost dan gedacht. Het is daarom verstandig om in een zo vroeg mogelijk stadium te starten met deze stelselwijziging zodat, voor het einde van dit jaar, de vergelijkende cijfers 2015 zijn herzien. Het advies is om deze cijfers direct af te stemmen met uw accountant. Hierdoor kost de doorvoering van de stelselwijziging minder tijd in het krappe tijdsbestek dat er is in 2017. 

Marktwaarde: tijdige afstemming met uw taxateur

De corporatie heeft de keuze om het basisversie (waarderingshandboek) of full versie te hanteren. Bij de full versie en in de gevallen dat de huursom van BOG, MOG en intramuraal vastgoed boven de 5% van het totaal ligt, is de inschakeling van een taxateur verplicht. Ook hiervoor geldt dat tijdig afspraken maken met taxateur een hoop vertraging kan voorkomen. Zorg hierbij dat de processtappen, de verdeling van de werkzaamheden tussen de taxateur en de corporatie en het tijdspad voor iedereen helder zijn. De invoering van de marktwaarde leidt namelijk tot extra drukte bij de erkende taxateurs.

Functioneel model winst-en-verliesrekening: tijdige afstemming met uw accountant inzake de gehanteerde verdeelsleutels

In de dVi wordt het functioneel model van de winst-en-verliesrekening al een paar jaar opgenomen, echter met ingang van verslagjaar 2016 moet het functioneel model worden opgenomen in de jaarrekening. Ondanks het feit dat corporaties al bekend zijn met dit model heeft dit impact op uw organisatie. In de dVi viel het functionele model buiten de werkzaamheden van de accountant maar in de jaarrekening moet de accountant hierover wel zekerheid geven. Accountants moeten daarmee hun oordeel vellen over de door u gehanteerde verdeelsleutels van de dVi. Tijdige afstemming hierover voorkomt problemen achteraf. Daarnaast is het te overwegen om dit functionele model ook toe te passen in de interne periodieke rapportages en de administratie hierop in te richten zodat u aansluit bij de externe verslaggeving. 

Planning en control cyclus jaarrekening: werkzaamheden in het kader van de jaarafsluiting dynamiseren

Door de vervroeging van de deadline zal de jaarrekening eerder gereed moeten zijn. Dit betekent dat de huidige tijdsplanning van werkzaamheden waarschijnlijk niet meer voldoet. Ook indien blijkt dat éénmalig de vervroeging van de rapportagedeadlines wordt uitgesteld, is het verstandig komend jaar al “proef te draaien” om de vervroegde deadlines te halen. 

Om de jaarrekening intern eerder gereed te hebben is het verstandig om werkzaamheden voor de jaarrekening naar voren te halen. Voor verschillende posten is het goed mogelijk om deze al voor het einde van het jaar gereed te hebben. Hierbij valt te denken aan de waardering van het vastgoed, de leningportefeuille, voorzieningen et cetera. Daarnaast wordt het nog meer van belang om de administratie goed op orde te hebben. Hierbij valt onder andere te denken aan het tussentijds opschonen van de tussenrekeningen, tijdig administratief afronden van onderhouds- en nieuwbouwprojecten en goede tussentijdse analyse van uw resultaten ten opzichte van uw begroting. 

Planning en control cyclus jaarrekening: tijdig uw overlegschema aanpassen

Naast deze werkzaamheden dient ook de planning van de vergaderingen van het management, bestuur en zeker ook de RvT/RvC rekening gehouden te worden met gewijzigde deadlines. Daarbij dient u in het planningsproces ook rekening te houden met de informatieverschaffing richting gemeenten, huurdersorganisaties en de minister.

Kortom: het is weer een interessant (verslaggevings)jaar. Goede en tijdige planning van uw werkzaamheden, maar ook tijdige afstemmingsmomenten met onder meer uw accountant voorkomt verrassingen in een later stadium. De tips zoals opgenomen in dit artikel zullen u daarbij helpen. 

Auteur: Q-Concepts Accountancy, Interim en Advies

other interesting articles

Gedegen branchekennis in nieuwe werkelijkheid

vrijdag 1 december 2017

Gedegen branchekennis van de bouw- en vastgoedsector

woensdag 1 november 2017

Brede kennis van de voedingsmiddelensector

maandag 2 oktober 2017

Carrière

Wegens continue groei zoeken wij in heel Nederland professionals die ons team willen komen versterken.

Actueel

RAad en dAAd: Een interview met Erik van der Most over Q's interim propositie

gepubliceerd op 4 september 2018

Onze trots

Iedere dag werken wij keihard aan klanttevredenheid en kwalitatieve- en persoonlijke groei.

Den Bosch

  • Reitscheweg 45
  • 5232 BX 's-Hertogenbosch

Rotterdam

  • Maasstraat 9-11 (The Maze)
  • 3016 DB Rotterdam

Maastricht

  • Australiëlaan 9
  • 6199 AA Maastricht-Airport